PDCA: entenda o que é e como usar em sua empresa

PDCA: entenda o que é e como usar em sua empresa

Você sabe quando é a hora da sua empresa realizar mudanças? O PDCA é um modelo de gestão próprio para a análise dos processos, otimizando a rotina da empresa e gerenciando os riscos (tanto da situação atual quanto da implementação de uma nova estratégia). 

 

Um dos grandes desafios para quem gerencia um negócio é ter o controle de todos os processos e ações que são realizadas. 

 

Por isso, o avanço tecnológico já permite resolver esse problema eficientemente por meio de algumas técnicas, como é o caso do PDCA.

 

Dessa forma, neste artigo você compreenderá o que é cada sigla, o significado e importância da estratégia, além de compreender como utilizar essa técnicas em seu negócio. Fique ligado!

Surgimento do PDCA

O ciclo conhecido como  PDCA ganhou força com o estatístico Edward Deming. 

 

Basicamente, a sigla trabalhava com um aspecto direcionado da seguinte forma: Plan, Do e See, que na tradução representa o planejar, fazer e observar. 

 

Esse tipo de ação foi pensada, inicialmente, de modo linear, o que fez com que o método precisasse ser atualizado ao longo dos anos. É sobre esse novo método que falaremos a seguir! 

O novo PDCA: conheça as etapas

O PDCA atual, de forma simples, consiste em um método de gestão que visa garantir a melhoria dos processos e dos produtos dentro de uma empresa. 

 

No entanto, para conhecer como o método funciona e aplicá-lo com qualidade em sua empresa – seja ela de construtoras em SP ou uma assessoria contábil – é muito importante conhecer as etapas dessa ação e o significado da sigla aperfeiçoada. 

 

Basicamente, as etapas se dão em ciclos e consistem nas seguintes ações:

  1. Planejar (Plan)

A primeira etapa importante para o seu negócio diz respeito ao planejamento, ou seja, à ação de planejar uma atividade/mudança de modo estratégico, pensando no que pode dar certo ou não. Somente por meio de planejamento eficaz que um projeto pode dar certo.

 

Dessa forma, ao fazer um planejamento, sua empresa precisa entender qual problema precisa ser resolvido e os motivos que levam a isso, bem como avaliar as necessidades, forças e mercado.

 

Além disso, por meio dessa etapa é possível estabelecer alguns objetivos e metas de forma mais clara, criando também um plano de ação para o negócio. 

  1. Fazer (Do)

Pense: quais são os objetivos e metas que sua empresa possui? 

 

Independentemente do segmento, seja uma empresa de manutenção industrial ou uma loja de utensílios domésticos, somente com objetivos claros e estruturados é que se pode evoluir o negócio.

 

A partir dessa resposta bem definida e traçada na primeira etapa é possível começar a executar os planos de ação para sua marca. 

 

Dessa forma, para cumprir as metas, é importante desenvolver algumas etapas ou mini-metas, para alcançar o resultado esperado.

 

Além disso, para iniciar a ação de forma efetiva, é preciso estruturas alguns processos, como:

 

  • Realizar o treinamento da sua equipe;
  • Identificar a ordem de realização das atividades;
  • Identificar no planejamento o prazo para concluir as ações;
  • Analisar e compreender as soluções para os problemas (inclusive a partir de erros no processo). 

 

Ou seja, apesar de ser a fase voltada para uma ação mais efetiva e a realização dos planos traçados, essa ainda é uma etapa que demanda verificações e ajustes para um melhor resultado para a empresa. De modo efetivo, a análise nos leva ao próximo ciclo.

  1. Checar (Check)

A fase de checar os resultados da execução de uma tarefa é essencial também e determina se ações precisam ser ajustadas para obter o resultado esperado, isso vai desde avaliar custos, operações até a inclusão de novas ferramentas, como softwares e até placa energia solar, conforme o projeto.

 

É muito importante conseguir entender os planos de ação, o que deu certo e o que pode ser corrigido no meio do caminho. 

 

Dessa forma, é possível identificar algumas lacunas entre o que planejado e o que será executado e adequá-los.

 

Tudo isso ocorre por meio de algumas revisões estatísticas. Inclusive, nesse processo existem várias ferramentas que podem ser utilizadas na checagem para trazer avaliações mais precisas. 

  1. Agir (Action)

A última etapa de um ciclo de PDCA, e que não havia no modelo original, é a ação, ou seja, agir efetivamente, após todas as análises e planos traçados.

 

Dessa forma, é possível estabelecer diferentes metas, identificar quais resultados foram conquistados, as causas de algo dar certo ou não e, até mesmo, desenvolver novas práticas e uma etapa de padronização das medidas.

 

Para que esse trabalho seja desenvolvido da melhor forma, é importante que a empresa busque por uma consultoria em TI, que é a tecnologia da informação, para desenvolver ações que facilitem o processo de monitoramento de resultados por meio da tecnologia, que favorece todo o fluxo e controle geral do projeto e objetivos.

Quais erros podem ocorrer durante o planejamento do PDCA?

Como foi visto até o momento, o PDCA é um método utilizado para facilitar os processos que envolvem a gestão de um negócio e de um novo projeto.

 

É muito importante que as empresas e os gestores se atentem às formas de melhorar o processo de gerenciamento, pensando também no desenvolvimento do seu negócio. 

 

Por isso é importante ter atenção em cada fase e fluxo de trabalho. Isso porque existem alguns erros que podem ocorrer se a pessoa não acompanhar corretamente o passo a passo do PDCA. 

 

O primeiro erro que merece destaque é quando a empresa inicia uma ação pela execução do projeto, ou seja, sem realizar o planejamento devido e completo.

 

Isso é um erro muito grave, pois ir para a execução representa não ter um controle do que pode dar certo ou não. Além disso, há impactos na previsibilidade e controle dos gastos, recursos e de tempo que será investido na ação. 

 

Cabe ressaltar, ainda, que o PDCA trabalha para obter a melhoria contínua dos projetos e empresas, de forma que cada ação da empresa fique ainda mais eficiente, inclusive em processos integrados.

 

Por isso, se sua empresa utilizar o método somente de forma pontual, é bem provável que os resultados sejam poucos. 

 

Como esse é um método que envolve interação, a empresa só obtém bons resultados se a ação for contínua e considerar um aspecto amplo.

 

Outro erro é não verificar ou checar as formas de melhorar o processo dentro da empresa, assim como não realizar a checagem dos resultados e metas obtidos, garantindo a qualidade do serviço/produto final, seja a cirurgia de catarata preço ou um software de automação.

 

Para evitar quaisquer erros, é muito importante agir de forma corretiva, ou seja, realizar as ações e alterações que forem necessárias rapidamente, assim que os ajustes forem identificados. 

 

Se um gestor percebe que existe uma ação que pode ser melhor e mesmo assim não age, isso pode acarretar graves prejuízos para a empresa. 

 

Por fim, é um erro muito grande não contar com uma equipe treinada e qualificada. 

 

Afinal, como é possível estabelecer uma meta e implementar um sistema de gestão se sua equipe não sabe o que é isso? Sem dúvidas, sem integrar a equipe, uma empresa não tem sucesso.

 

Por isso é necessário realizar cursos e treinamentos junto aos colaboradores, de modo a capacitá-los e integrar as ações de PDCA.. Em resumo, os erros mais comuns são:

 

  • Não realizar o planejamento de ações;
  • Partir para a execução sem planejar;
  • Não realizar as checagens (e os meios utilizados);
  • Não mensurar os resultados;
  • Não agir de forma corretiva, a partir da identificação de erros;
  • Não contar com uma equipe qualificada.

 

Diante dessa explicação, não deixe que sua equipe caia em erros e utilize o sistema de gestão de forma completa. 

Quais os benefícios dessa prática em sua empresa?

Neste artigo estamos falando sobre o PDCA e as ações que melhoram o processo de gerenciamento do seu negócio de alarmes monitorado

 

Somente isso já é um mega benefício para pensar nesse tipo de sistema. Contudo, também elencamos uma lista de benefícios que essa atividade pode trazer para sua empresa, confira a seguir:

 

  • Favorece o processo de tomada de decisão;
  • Torna as decisões mais qualificadas e embasadas;
  • Permite desenvolver um planejamento sólido;
  • Melhora os processos internos;
  • Aumenta a eficiência;
  • Possibilita padronizar elementos e processos;
  • Aumenta a credibilidade;
  • Agrega resultados positivos;
  • Permite a entrega de produtos/serviços mais qualificados.

 

Diante disso, sua empresa começa a trabalhar de forma eficiente, obtendo melhores resultados e mais relevância no mercado.

 

Ou seja, é um método que é poderoso, apesar de também apresentar simplicidade em sua implementação. 

Como implementar o  PDCA em sua empresa?

A partir de tais conhecimentos e benefícios, é importante compreendermos como o PDCA pode ser implementado em sua empresa, independentemente do segmento, seja um veterinário 24 horas ou outro nicho de mercado. 

 

A primeira etapa diz respeito ao processo de treinamento da sua equipe. Como dito anteriormente, sua equipe precisa saber utilizar esse sistema de gestão e compreender porquê a ação está sendo feita em um projeto.

 

Entender o sistema e passar esse entendimento para o público é essencial para que seu negócio obtenha bons resultados. Sem integrar sua equipe, o processo tende a falhar.  

 

Além disso, é fundamental que sua empresa utilize todas as fases do PDCA de forma efetiva e clara, não somente uma fase ou outra, de modo isolado. Isso tende a provocar riscos e falhas no processo, reduzindo o potencial das estratégias. 

 

Assim, sua empresa precisa realizar o planejamento das ações, executar e desempenhar esses objetivos, além agir conforme o estabelecido e medir os resultados alcançados, permitindo melhorar as próximas ações (tendo em vista que é um método cíclico). 

 

Inclusive, o acompanhamento de resultados é essencial para que sua empresa tenha um bom desempenho no mercado, seja de peças para compressor de ar ou uma metalúrgica.

Cada vez mais pensar em ações e estratégias está relacionada à mensuração de resultados, o que permite avaliar a real condição e necessidade de um projeto, bem como a realização de ajustes. 

 

Isso porque a verificação de dados também se dá mais facilmente com a tecnologia, otimizando os resultados. 

 

Por fim, com essas dicas, sua empresa consegue ter um melhor desempenho no processo de gestão, tornando os fluxos e projetos cada vez mais eficazes. 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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